Gerenciar as finanças de um escritório de arquitetura exige um alinhamento perfeito entre o fechamento contábil e o fechamento financeiro real. No entanto, divergências podem ocorrer, causando dúvidas e desafios para o gestor ou o analista financeiro responsável. Se isso acontecer, não entre em pânico: com estratégias bem definidas, é possível identificar e corrigir o problema.
1. Entenda a Origem da Divergência
Divergências entre o financeiro e o contábil/fiscal podem surgir por diversos motivos:
- Lançamentos em datas diferentes: algumas transações podem ser registradas em um mês no financeiro e no mês seguinte no contábil, como despesas futuras ou receitas antecipadas.
- Falta de comunicação: dados incompletos, atrasos ou ausências na troca de informações entre o financeiro e o contador.
- Erros manuais: inconsistências causadas por falhas humanas na digitação ou no preenchimento de documentos.
A primeira ação é identificar o ponto de origem do desvio. A Archflow pode ser extremamente útil aqui, a nossa análise e relatório com diagnóstico permite uma revisão minuciosa e sugestões de ações para corrigir todas as falhas.
2. Revise os Registros e Documentos
Uma análise detalhada dos registros financeiros é essencial. Comece com:
- Conferência de dados bancários: faça a conciliação de todas as movimentações financeiras foram lançadas corretamente e se estão categorizadas corretamente no sistema financeiro.
- Documentos fiscais: certifique-se de que todas as notas fiscais emitidas ou recebidas estão refletidas no fechamento fiscal.
- Relatórios de auditoria: use ferramentas de gestão financeira para confirmar se todas as informações estão alinhadas e consistentes.
Fonte de referência: Portal Contábeis
3. Comunicação Eficiente com o Contador
Estabeleça uma rotina de troca de informações com o contador, compartilhando documentos e relatórios organizados. A Archflow pode facilitar esse processo, otimizando o envio de dados e reduzindo falhas. Uma comunicação transparente evita que informações cruciais sejam perdidas ou distorcidas.
4. Automatize Processos para Evitar Novos Erros
Tecnologia na mão de um especialista pode transformar a gestão financeira ao automatizar processos como contas a pagar e a comunicação com fornecedores. A adoção de ferramentas automatizadas reduz erros manuais e aumenta a produtividade, liberando tempo para análises estratégicas.
5. Estabeleça Reuniões de Alinhamento
Reuniões periódicas com os responsáveis pela contabilidade e pela gestão financeira ajudam a manter o alinhamento dos dados. Isso inclui:
- Definir prazos claros para envio de documentos.
- Revisar discrepâncias identificadas no fechamento anterior.
- Atualizar informações sobre mudanças na legislação fiscal ou tributária.
*Obs: É necessário ser proativo, não espere o seu contador ir até você com a solução.
6. Implemente um BPO Financeiro
A Archflow cuida de toda a rotina financeira, validando todos os processos, desde a emissão de notas fiscais até os lançamentos financeiros. Essa prática garante que o fluxo de informações esteja alinhado e evita surpresas no momento do fechamento.
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